Festivales y cómo manejarlos como grupo


26 de Noviembre del 2025 By Onfield Travel Solvers

Los festivales masivos son momentos épicos: energía, música y encuentros que se quedan en la memoria de una marca. Pero también son un reto logístico: multitudes, accesos limitados, imprevistos y el riesgo real de que alguien se pierda. En ONFIELD hemos acompañado a decenas de grupos en eventos como Corona Capital, Coachella, Tomorrowland o MWC, y la conclusión es clara: la diferencia entre una experiencia memorable y una pesadilla está en la planificación y en los protocolos anti-caos.

🎚️ La magnitud lo cambia todo

Festivales grandes pueden reunir entre 80,000 y 400,000 asistentes en pocos días. Mover a un grupo dentro de ese contexto no es solo comprar boletos y subir a una camioneta. Requiere diseño de rutas, puntos seguros, tiempos coordinados y un plan B por cada paso.

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🚧 Acceso inteligente

Evita rutas estándar de carga/descarga cuando la logística del festival lo permite.

  • Gestionamos rutas especiales, entradas o zonas de descargas ideales para que el grupo baje y suba sin interferencias.
  • Priorizamos puntos con acceso peatonal controlado y fácil regreso a vehículos.

👣 Acompañamiento activo

  • Siempre asignamos concierge con el grupo (mínimo 1 adelante y 1 “barredora” atrás).
  • Roles claros: guía, punto de control y conductor designado.
  • Esto reduce riesgos y hace que la operación sea resiliente ante cambios.

🔦 Visibilidad total: pequeños detalles que salvan el día

  • Durante el día: chamarras o chalecos fosforescentes.
  • De noche: chamarras reflectivas para resaltar

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📲 Comunicación y prevención: lo simple que salva tiempo

Antes de entrar siempre comunicamos y confirmamos:

  • Punto de reunión claro en caso de extravío.
  • Pin con ubicación en el grupo de WhatsApp.
  • Contactos directos de los concierges y número de emergencia local.

Esto permite reaccionar en minutos cuando alguien se separa del grupo.

🗺️ Planeación de salida: pensar la huida antes del final

No improvisamos la salida. Antes de que termine el evento:

  • Identificamos puntos de reagrupe accesibles y poco congestionados.
  • Aseguramos que las camionetas o vans estén posicionadas en zonas con salida rápida.
  • Si es necesario mover vehículos, lo hacemos con antelación para evitar embotellamientos.

🎒 Consejos prácticos ONFIELD (checklist para grupos)

  • Copias impresas y digitales de boletos
  • Mochila de emergencia con: baterías externas, agua, botiquín básico y snacks.
  • Compartir horarios clave: inicio, cierre de accesos, hora de reunión y puntos de salida.
  • Asignar un concierge por cada 6–8 personas (responsable directo en caso de separación).

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Conclusión

Los festivales son oportunidades increíbles para marcas y equipos: visibilidad, contenido y conexiones reales. Pero solo funcionan si se viven con organización. En ONFIELD convertimos la complejidad en calma: protocolos anti-caos, rutas inteligentes y acompañamiento activo que hacen posible disfrutar sin preocuparse. Porque cuando todo parece un caos, nuestro trabajo es que no lo parezca.

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